자재관리의 기능과 영역

1. 자재의 의의와 분류

1) 자재의 의의

자재관리의 대상이 되는 자재라는 용어는 표현에 따라 그 내용을 약간씩 달리합니다. 보통 물자(materials), 물건(things), 물품(goods) 등으로 표현되고 있으나 일반적으로 정의되는 경영관리상의 자재는 좁은 뜻의 자재와 넓은 뜻의 자재로 구분할 수 있으며 광의의 자재는 생산을 위한 모든 시설, 설비를 포함한 일체의 물건을 말하고, 협의의 자재는 시설, 설비를 제외한 자재만을 말한다. 이러한 개념을 요약하여 표시하면 다음과 같습니다.

토지건물 - 기계, 설비 - 기타(차량, 운반구, 공기구, 비품)

원자재부분품(저장품)재공품 - 제품(상품)

이러한 개념을 기초로 정의하면 자재는 기업의 업무활동에 재공되는 물자 중 원·부자재, 소모품, 비품, 저장품, 재공품, 매입상품과 기계, 장치 및 설비 외 이의 보수, 유지에 사용되는 부속품, 소모성 공구 및 각종 영선자재를 총칭하는 것이라 할 수 있습니다.

2) 자재의 분류

자재의 분류는 일반적으로 공장에서는 다음과 같이 구분한다.

(1) 자재에 의한 분류(종류별 분류)

철금속재, 비철금속재, 부분품, 기계공구, 기타

(2) 사용목적에 따른 분류(용도별 분류)

주요자재, 부분품, 보조재료, 소모성 공구 및 비품, 설비 재

(3) 원가계산에 의한 분류(원가요소별 분류)

주재료(주요자재), 부재재(부분품 및 보조자재) 및 소모공구 · 기구비품

(4) 관리로 본 분류(관리 목적별 분류)

상비자재, 주문자재, 전 용품(저장재)

(5) 가공도별 분류

소재, 부품, 반제품 등

(6) 입수 방법별 분류

구입품, 지급품, 외주품 등

(7) 특수분류로서 품질상(미검품, 불량품), 운반상(개별취급품, 파렛트품, 특수형

상품) 등 특수목적별로 구분하기도 합니다. 그리고, 자재분류는 각 업종 및 각 회사의 실정에 맞게 분류적용되어지므로 그 중요성에 따라 분류방법을 달리할 수도 있습니다.

2. 자재관리의 정의

자재관리를 한 마디로 정의하면 기업활동에 필요한 자재를 효율적으로 관리하기 위한 과학적인 관리기술이라 할 수 있으며 자재관리는 기업활동에 필요한 품목을 명확히 파악하는 것부터 시작됩니다.

여기서, 효율적인 관리란 합리적, 능률적인 관리로서 자재의 분류, 소요량 선정, 구매, 보관, 공급, 처분에 이르는 일련의 과정을 합리적이며 능률적으로 수행하는 것이며, 과학적인 관리기술이란 전문기술과 경험을 필요로 하는 관리영역으로서 고도의 발전된 관리기술에 대한 전문지식과 경험을 갖추어야 하는 숙련된 특수업무를 뜻합니다.

이상과 같이 필요한 자재의 소요산정, 구매, 저장, 분배 및 처리의 제기능을 합리적으로 수행하는 관리기술로 표현되는 자재관리를 체계화하여 도시화하면 [그림 1]과 같이 구매관리와 재고관리로 크게 나누어집니다.

3. 자재관리의 목표

자재관리의 목표는 경영에 필요한 자재를 효율적으로 관리하는 데 있으며 효율적인 관리는 합리적인 면에서 계속성과 경제성 이 두 가지로 고려됩니다.

첫째, 계속성이란 지속성이 요구되는 경영에 필요한 자재가 계속적으로 뒷받침되어야 함을 말합니다. 자재의 계속적인 공급을 위해서는 수요예측과 재고량을 원활히 하여야 합니다.

둘째, 경제성이란 기업경영의 경제성을 유지하기 위하여 소요자재를 사전 확보하여야 하나 이것은 재고투자와 관리비용의 증가를 초래하므로 재고자산의 최소화를 도모할 수 있도록 관리하여야 한다는 뜻입니다.

자재관리의 목표는 최소의 재고자산으로 수요의 충족을 도모하는 것으로 재고를 증가시키지 않고도 수요를 충족시키는 방법을 모색하는 것이 자재관리의 기본과제이며 계속성과 경제성이란 이율배반적인 요소를 균형있게 조화시키는 방법을 도출하는 것이 자재관리의 본질적인 목표입니다.

4. 자재관리의 영역

필요불가결한 자재업무의 기본업무는 계획(요구)-조달(협의)-보관(저장)과 같은 순서로 진행됩니다.

계획은 자재 견적에 의하여 생산에 필요한 자재의 소요량과 납기를 정하는 일로서 생산계획의 일부를 이루며 조달은 구매와 외주로 나누어지나 기능적으로 검수업무도 포함된다. 이상의 과정을 세분해 보면 [그림 2]와 같습니다.

수요예측과 시장조사, 구매품의 가격동향과 신재료의 조사를 통하여 구매계획을 보다 완전, 충분한 것으로 수립하여야 합니다. 이때 기본적으로 요구되는 지식으로는 자기기업에 대한 채산, 이익을 아는 것과 동시에 구입선, 특히 하청, 외주관리를 위한 손익분기점 지식은 물론 구매예산의 결정을 위한 지식도 습득할 필요가 있다. 구입선이 결정되어지면 구매, 외주관련 법규에 맞추어 상호평등한 계약조건이 성립됩니다. 이때 특히 유의하여야 할 사항은 무리한 일방적인 구매자측의 입장만을 내세울 때 실질적인 납기관리가 불가능하다는 점을 명심하여야 하며, 특히 조악한 품질의 구입이 안되도록 사는 자와 파는 자의 충분한 의사교환을 하여야 합니다. 구입가격결정 전에 구입 사양에 준하는 품질을 보장받기 위해서는 필히 구입 사양과 동시 품질관리부서, 또는 검사부서의 검사기준을 상대방에 충분히 인지시켜야 됩니다.

자재요원은 상기와 같은 제 조건하에서 구입선에 대한 납기준수를 독촉하기 위한 수법으로 PERT기법이 도입 응용됩니다. 공급선이 자재를 납품할 때에는 안전한 운송수단을 이용토록 하여야 하며, 납품된 자재에 대하여는 판매측의 불이익이 발생하지 않도록, 최선의 구입선 유지라는 측면에서 최단시일 내에 검수가 행해져야 합니다.

납품된 자재는 적재적소에 보관되어 자재 청구부서에 필요시점에 분배하는 데까지의 일관된 자재관리의 흐름이 되어져야 합니다.

제2절 적정재고관리

1. 적정재고수준의 유지방법

적정재고량을 유지하기 위하여서는 설정된 재고량이 공급에 의하여 감소된 수량만큼을 보충하여야 할 것이며 보충을 위해서는 청구 또는 발주조치를 취하여야 할 것입니다.

이와 같이 적정재고량을 확보하기 위해서 보충조치를 요구하는 행위를 청구 또는 발주라고 하며, 청구는 상위 분배계통에 요구하는 행위를 말하고, 발주란 구매 부분으로 구매조치를 취하여 줄 것을 요구하는 행위를 말합니다. 따라서, 발주는 통칭 구매요청이라고도 하는 것입니다.

적정재고량을 유지하기 위한 발주방법은 정기적 발주방식과 정량적 발주방식 두가지로 구분되고 있으며, 이와 같은 구분은 발주방법의 특성에 의한 표현 방법이다. 즉, 정기적이란 발주시기가 일정하다는 뜻의 표현이고, 정량적이란 발주량이 일정하다는 뜻의 표현입니다.

정기적 발주방식은 일정한 시간 간격으로 일정하지 않은 수량을 발주하는 방식을 말하고, 정량적 발주방식이란 현 보유재고량이 일정한, 즉 재고수준량에 도달한 운용수준(량)을 일정하지 않은 시간 간격으로 발주하는 방식입니다. 따라서, 정기적 발주방식은 주기적으로 발주한다는 뜻에서 재발주주기제도(reorder cycle system)라고도 하며, 정량적 발주방식은 재고수준의 구성요소의 하나인 재발주점에 도달하면 발주하여야 한다는 뜻에서 재발주점제도(reorder point system)라고도 합니다.

1) 정기적 발주방식

청구목표나 조달목표는 광의의 자산의 최대량으로서 얼마나 청구 또는 발주할 것인가를 결정하는 기준으로서 재고수준입니다. 그러나, 정기적 발주방식(periodic replenishment system)은 광의의 자산의 최소량인 재발주점을 전적으로 무시하고 언제 청구 또는 발주할 것인가를 미리 결정하여 두는 제도인 것입니다. 즉, 이 방법은 현재고과 청구 또는 발주 중에 있는 매입예정량에 관계없이 일정한 기간, 즉 고정된 시간관념으로 청구 또는 발주하는 제도로서 수요가 급격하게 증가되거나, 수송 또는 납품의 지연으로 재고량이 계획된 청구 또는 조달주기 이전에 재발주점에 도달하여도 이를 고려하지 않고, 또한 안전수준을 완전히 사용하여 재고고갈이 발생하더라도 이를 고려하지 않는 방법입니다.

예를 들면, 재발주 주기가 1개월이라 하면 매월 정해진 일자(예 : 1일)에 청구 또는 발주하는 방법이며, 매월 1일 기준으로 청구하는 경우의 청구목표량(R/O)은 60개이고, 안전수준량(S/L)이 15개라고 하면, 이 방법에 재고와 청구량 및 청구시기에 대한 상호관계를 도시 하면 [그림 3]과 같습니다.

이 도표에서 10월 1일자 재고상태는 현 재고량이 안전수준을 포함하여 25개 있었다면 청구량은 청구목표량(R/O)-현재고량(0/H)이므로 60-25 = 35개가 될 것입니다. 11월 1일에는 재고량이 10개이므로 60-10=50개가 될 것이며, 12월 1일에는 재고량이 40개이므로 60-40 = 20라는 것을 알 수 있습니다.

이와 같은 측면에서 이를 검토할 때, 첫째 청구시기가 1개월 간격으로 일정합니다.는 것과, 둘째 청구량은 35개, 50개, 20개로 일정하지 않다는 것을 인식할 수가 있으며 또 한가지는 수요가 증대된 때에는 11월 10일경에 안전수준을 다 사용하고도 11월 15일 현품이 도착할 때까지 재고가 “0” 상태라는 것을 알 수가 있는 것입니다.

정기적 발주방식은 주기적으로 발주한다는 점에서 재고자산에 대한 주기적인 검토가 허용되기 때문에 계획적인 재고통제가 가능하고, 또한 주기적인 발주라는 점에서 발주빈도가 제한되므로 업무(사무)량이 감소된다. 그러나, 이 방식은 수요의 증가나 수송 또는 납품이 지연되는 경우에는 안전수준을 완전하게 사용하고 재고 “0” 상태인 재고고갈현상을 초래할 우려가 있으므로 수요를 100% 충족시킬 수 없다는 결함이 있는 제도입니다.

이와 같은 점에서 발주주기 방식은 청구하는 시기가 일정하게 정하여져 있다는 뜻에서 정기적이고 청구량은 일정하지 않고 청구할 때마다 다르다는 뜻에서 부정량(不定量)이라는 특징을 지니고 있으므로 이를 정기적 부정량발주제도라고 부르기도 합니다.

(적용대상품목)

정기적 발주방식은 그 특징에서도 기술한 바와 같이 계획적인 재고통제가 가능한 반면 재고고갈의 발생이 우려되는 제도이다. 따라서, 이 방법에 따라 청구 또는 발주하여야 할 대상품목은 소요 변동이 비교적 안정된 품목에 적용하는 것이 효과적이다. 이는 수요가 안정된 품목은 재발주기간 중의 수요변동이 그렇게 크지 않기 때문에 증가변동이 있다 할지라도 설정된 안전수준에 의하여 이를 보충할 수 있으므로 계속적인 수요충족이 가능한 것이다. 따라서, 재고고갈이라는 불안요소를 제거할 수 있는 효과적인 제도인 것이다.

또한, 이 방식은 재발주빈도를 통제할 필요가 있는 품목이나, 청구 또는 발주할 때마다 발주량을 수시로 조정통제할 필요가 있는 주요품목이나, 고액품목 즉 중요도에 의한 분류방식(ABC 분류방식)에서 “A” 그룹에 속하는 품목에 적용하는 것이 효과적이다.

2) 정량적 발주방식

정량적 발주방식은 재발주점 제도라고도 하며, 이 방법은 재고자산의 상태가 일정한 재고수준까지 떨어지면 일정한 양만큼 만 청구 또는 발주하는 방법이다. 이 방법은 언제 청구 또는 발주할 것인가를 결정하기 위하여 마련된 최소량인 재발주점에 도달하면 청구 또는 발주하는 방식이다. 또한, 이 방법은 정기적 발주방식과는 달리 발주주기나 기간에 구애됨이 없이 현재고량과 발주 중에 있는 입고예정량의 합계가 재발주점에 도달하면 즉시 발주조치를 취하여야 하는 제도인 것이다.

정량적 발주방식에 대한 개념을 알기 쉽도록 하기 위해서 가정된 제원에 의하여 [그림 4]의 재고 상태와 발주량 및 발주시기와의 상호관계를 도시하고 이에 의해서 설명하기로 한다.

예를 들면, 운용수준(0/L)이 30개, 안전수준(S/L)이 15개, 발주수송시간(OST)이 15일 일때의 상호관계를 검토하여 보기로 한다.

이 도표에 의하면 12월 20일에 재발주점에 도달하였으며, 이때의 재고량은 30개이고, 청구목표량은 60개이므로 청구량은 60-30 = 30개이고, 다음에는 2월 1일에 재발주점에서 도달하여 역시 청구량은 60-30 = 30개가 되고, 또한 다음에는 2월 25일에 재발주점에 도달하였으며 이때의 청구량은 또한 60-30 = 30개가 된다.

이와 같은 상호관계를 검토할 때, 첫째 재발주주기는 20일, 40일, 25일 간격으로 일정하지 않다는 것이 증명되었으며, 둘째로는 청구량은 각각 30개로서 일정하다는 것을 이해할 수 있고, 셋째로는 수송이 지연되지 않는 이상 안전수준을 사용하지 않고도 재고수준을 유지할 수 있다는 것을 알 수가 있다. 그러나, 이 방법은 설정된 재고수준이 계속적으로 일정할 때에만 적용된다.

즉, 재고수준이 발주할 때마다 공식에 의하여 산정하여 적용되는 경우나 통계적(가변) 안전수준을 적용하는 경우, 또는 발주수송시간이나 조달시간을 발주할 때마다 산정하여 청구 또는 발주량을 결정할 때에는 이와 같은 원칙은 적용하기가 곤란하다는 것이다.

정량적 발주방식은 수량적인 통제를 목적으로 한다는 점에서 제도적인 특징이 있다. 따라서, 이 방식은 재고고갈을 최대한으로 방지할 수 있으므로 수요를 100% 충족시킬 수가 있는 것이다. 그러나, 이 방식은 재 발주시기가 일정하지 않기 때문에 계획적인 재고통제가 불가능할 뿐만 아니라 품목마다 재고상태를 항상 검토하여야 한다는 업무량의 번잡을 초래하게 되는 것이다.

이와 같은 정량적 발주방식은 정기적 발주방식과는 상반된 특징, 즉 장·단점을 지니고 있는 것이다.

(적용대상품목)

정기적 발주방식은 수요변동이 비교적 적은 품목에 적용되는 제도임에 반하여, 정량적 발주방식은 수요 변동이 심한 품목에 적용하는 것이 효과적이다. 즉, 이 방식은 항상 재발주점에 도달된 시점에서 청구 또는 발주하기 때문에 수요가 현저하게 변동된다 할지라도 수송 또는 납품이 지연되지 않는 한 안전수준량을 사용하지 않고도 수요에 대응할 수 있는 것이다. 또한, 이 방식은 계획적으로 철저한 통제를 할 필요가 있는 품목에는 부적당한 제도이다.

따라서 철저한 통제를 함으로써 얻는 것보다 잃는 것이 많은 품목 즉 중요성에 의한 분류(ABC 분류)에 따르는 “B”, “C” 그룹의 품목에 적용하는 것이 일반적이며 “C” 그룹 품목은 이 제도와 아울러 행정 절차를 간소화하는 제도를 병용하는 것이 더욱 효과적이다. 또한, 이 방식은 전산화(EDPS)에 적합한 제도이기도 한다.